Privacyverklaring
1. Wie zijn wij
Fit with Armando is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
- Bedrijf: Fit with Armando
- KvK: 93411413
- BTW: NL005019221B81
- E-mail: armando@fitwitharmando.nl
- Verwerkingsverantwoordelijke: Armando Lussu
2. Welke gegevens wij verwerken
Afhankelijk van de dienst verwerken wij:
- Contact- en identiteitsgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum.
- Bedrijfsgegevens (zakelijke klanten): bedrijfsnaam, KvK, factuuradres, contactpersoon.
- Betaal- en administratiegegevens: IBAN, factuurgegevens, betaalstatus.
- Coachings- en sessiegegevens: notities, voortgang, de door jou opgebouwde artefacten, en, met jouw toestemming, opnames en transcripten van sessies.
- Gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens): informatie uit de gezondheidsverklaring en wat je tijdens sessies deelt over fysieke of mentale gezondheid. Deze verwerken wij uitsluitend met jouw uitdrukkelijke toestemming en behandelen wij extra zorgvuldig.
- Communicatiegegevens: berichten via WhatsApp, e-mail en DM.
3. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Uitvoeren van de coachingsovereenkomst | Uitvoering van de overeenkomst |
| Plannen van afspraken (Calendly) | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting + uitvoering overeenkomst |
| Opnemen en transcriberen van sessies | Uitdrukkelijke toestemming |
| Verwerken van gezondheidsgegevens | Uitdrukkelijke toestemming |
| Gebruik van naam, beeld of citaten voor content | Uitdrukkelijke toestemming |
| Versturen van relevante updates | Toestemming of gerechtvaardigd belang |
| Verbeteren van de dienstverlening | Gerechtvaardigd belang |
Toestemming kun je op elk moment intrekken. Dat heeft geen terugwerkende kracht.
4. Bijzondere persoonsgegevens
Wij verwerken gezondheidsgegevens alleen als dat nodig is voor verantwoorde begeleiding en uitsluitend met jouw uitdrukkelijke toestemming. Je bent niet verplicht deze te delen, maar zonder bepaalde informatie kunnen wij de fysieke onderdelen van het programma niet veilig aanbieden.
5. Met wie wij gegevens delen (verwerkers)
Wij gebruiken externe diensten die namens ons gegevens verwerken. Met deze partijen sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.
- Trainin — klantadministratie, agenda en betalingen
- Mollie — betaalverwerking (via Trainin)
- eBoekhouden en onze boekhouder — financiële administratie
- Notion — opslag van coachings- en sessiegegevens, inclusief de AI Notetaker voor opnames en transcripten
- Google Workspace (Gmail) — e-mailcommunicatie
- WhatsApp (Meta) — berichtcommunicatie
- Calendly — afsprakenplanning
- Buffer — plannen van content (geen klantgegevens)
Wij verkopen je gegevens niet en delen ze niet met derden voor andere doeleinden dan hierboven, behalve wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
6. Doorgifte buiten de EU
Enkele van onze diensten zijn gevestigd buiten de EU (onder meer in de Verenigde Staten). Waar dat het geval is, zorgen wij dat de doorgifte is gebaseerd op een passende waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Bewaartermijnen
- Financiële administratie: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
- Coachings- en sessiegegevens: tot 2 jaar na afronding van het traject, tenzij je eerder om verwijdering vraagt.
- Opnames en transcripten: tot het einde van het traject of zoveel eerder als je je toestemming intrekt.
- Contactgegevens van leads: tot 1 jaar na het laatste contact.
8. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar, en overdraagbaarheid van je gegevens. Ook kun je gegeven toestemming intrekken. Stuur je verzoek naar armando@fitwitharmando.nl. Wij reageren binnen een maand.
Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegde toegang. Toegang tot sessiegegevens en opnames is beperkt tot de coach.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op fitwitharmando.nl/privacyverklaring.